Vorremmo condividere alcune considerazioni nate dall’utilizzo del sistema documentale che abbiamo introdotto in azienda nel secondo semestre del 2018 e di come ha modificato la nostra percezione della gestione e condivisione dei documenti.
Come capita spesso nelle aziende, partivamo da una situazione in cui i documenti erano archiviati in più punti, a volte con revisioni diverse e senza una logica condivisa di gestione che comportava inefficienze nei processi informativi con conseguente perdita di tempo.
L’introduzione della piattaforma documentale Alfresco (soluzione open source per la gestione dei contenuti, per esigenze di archiviazione digitale, implementazione di banche dati documentali, gestione contenuti web) ci ha permesso di ottimizzare la raccolta e archiviazione dei documenti ma anche la condivisione degli stessi con i nostri clienti, che hanno accolto con entusiasmo la possibilità di trasferire documenti in modo sicuro e aggiornato.
Questa soluzione riporta infatti i contenuti aziendali sotto controllo: file importanti come contratti, documenti contabili e di progettazione, sono facilmente individuabili, condivisi e protetti. Le informazioni vengono fornite alla persona giusta, al momento giusto, nelle applicazioni e nei dispositivi utilizzati per svolgere il loro lavoro.
Le sue funzionalità di gestione dei processi forniscono una solida base per conseguire l’agilità digitale necessaria affinché gli utenti possano progettare e adattare i propri processi, uscendo da rigidi workflow e collaborando alla risoluzione dei problemi, integrando contenuti e processi: questo permette di non gestire semplicemente i documenti, ma i flussi informativi.
Pensiamoci un attimo: fermandoci a riflettere su quello che abbiamo intorno, sulle informazioni che ci circondano, ci rendiamo conto dell’esistenza di un universo fatto di tanti dati digitali che necessita di essere conservato, ma soprattutto mantenuto in un modo tale da garantire che indipendentemente dalla tecnologia del futuro, le nostre informazioni importanti di qualunque genere esse siano, siano identiche a oggi.
E non ci basta un documento, non ci basta un contenitore, non ci basta un file, perché tutte le informazioni che vogliamo andare a gestire sono talmente tante che non riescono a stare confinate all’interno di un documento informatico.
E allora diventa importante un concetto: l’importanza di digitalizzare e dematerializzare i nostri processi prima ancora che i nostri documenti, conservando le nostre informazioni senza badare più al documento.
L’obiettivo quindi nel medio e lungo periodo è di evitare che le informazioni siano ostaggio della obsolescenza tecnologica, dei software, delle normative, degli standard o delle regole tecniche. E se pensiamo a quanti flussi informativi abbiamo oggi in qualsiasi azienda di qualunque settore, ci rendiamo conto che anche il concetto di archiviazione debba essere declinato in base non più alla gestione di un documento come contenitore, ma all’archiviazione di contenuti di informazioni e di record che contestualizzano i nostri processi.